Vélo Québec s’associe à des organismes existants pour rendre le programme Cycliste averti disponible dans les diverses régions du Québec. Ces organismes sont alors appelés des mandataires. Plusieurs mandataires peuvent cohabiter au sein d’une même région administrative, car le programme Cycliste averti requiert une proximité géographique avec les milieux scolaires, que ne peut pas nécessairement offrir un seul mandataire par région.
Les mandataires sont sélectionnés par Vélo Québec en fonction des expertises qu’ils ont développées en vélo, loisirs, sports, promotion des saines habitudes de vie, santé publique, activités scolaires… et de leur connaissance fine des milieux et des partenaires locaux, là où ils sont implantés.
Ces organismes doivent également être bien établis, avec du personnel à l’emploi, et être en mesure de souscrire une assurance en responsabilité civile de 2 millions de dollars.
Le mandataire est le chef d’orchestre du programme Cycliste averti dans son secteur, et ses responsabilités incluent :
- La recherche de financement local, en complément du financement fourni par Vélo Québec
- Le recrutement d’écoles participantes
- La formation des enseignants et le lien avec les écoles (autorisations parentales, dates d’activités, sondages aux familles)
- La facilitation des conditions gagnantes (flotte de vélos, entretien, partenariats locaux)
- Le recrutement d’instructeurs aptes à intervenir lors des activités sur route du programme (la formation des instructeurs est fournie par Vélo Québec)
- L’élaboration des trajets d’activités sur route
- L’organisation logistique et la gestion des risques reliés aux activités sur route
- La collecte des évaluations des élèves et la production des bulletins individuels
- La reddition de compte et la participation aux efforts d’évaluation